W jaki sposób wykorzystanie analityki i zaufanie do danych wewnętrznych pomaga usprawnić zarządzanie i uniknąć strategicznych błędów?

Efektywność i stabilność biznesu zależy w dużej mierze od poziomu organizacji i kompetentnego zarządzania działalnością firmy. Spójność przedsiębiorstwa funkcjonującego jako jeden mechanizm jest najważniejszym czynnikiem decydującym o jego sukcesie.

Kluczowa rola w łączeniu wszystkich procesów w firmie i ich skutecznej koordynacji należy do menedżera odpowiedzialnego za ogólną organizację pracy. To on jest w stanie dostosować interakcję wszystkich uczestników procesu produkcyjnego w taki sposób, aby osiągnąć maksymalne wyniki. W tym celu menedżer musi mieć dostęp do szerokiego zakresu informacji, w tym danych analitycznych dotyczących bieżącej działalności, wskaźników ekonomicznych i wyników pracy każdego działu. 

W tej kwestii niezastąpionym pomocnikiem staje się dział ekonomiczny, który dostarcza zarówno regularne raporty, jak i informacje operacyjne. Dane mogą być wyrażone w jednostkach naturalnych lub w ekwiwalencie pieniężnym - wybór formatu zależy od sytuacji i wymagań menedżera.

W praktyce zdarzają się jednak przypadki, gdy menedżer ignoruje lub nie ufa dostarczonym informacjom, uważając, że wskaźniki nie spełniają jego oczekiwań. Czasami woli polegać na danych konkurencji lub innych producentów, nie biorąc pod uwagę, że wskaźniki, na przykład koszt produkcji, mogą się znacznie różnić między zakładami. Jeśli jeden zakład ma koszt produkcji w wysokości 3 USD, ale Twoja firma zgłasza 5 USD, nie musi to oznaczać, że obliczenia ekonomistów są nieprawidłowe. 

Potrzeba prawidłowej kalkulacji ekonomicznej

Koszt zależy od wielu czynników, takich jak struktura kosztów, użyte materiały, technologia i organizacja produkcji, a bezpośrednie porównanie może nie być prawidłowe. Zaufanie do wewnętrznych danych i ich prawidłowa interpretacja jest kluczem do dobrych decyzji zarządczych i stabilności biznesu.

Jednym z poważnych błędów w zarządzaniu jest ignorowanie przez menedżera informacji dostarczanych przez specjalistów jego własnej firmy tylko na podstawie subiektywnej opinii, że „tak nie może być”. Takie podejście do danych wewnętrznych może przerodzić się w poważne problemy w przyszłości.

W innym przedsiębiorstwie, w którym produkcja jest odpowiednio zorganizowana, menedżer może osiągnąć imponujące wyniki, ściśle kontrolując wszystkie koszty, wydatki i straty. 

Jednak próba uczenia się na doświadczeniach innych, bazując jedynie na informacjach zewnętrznych, bez dogłębnej analizy własnych procesów, daje menedżerowi złudne poczucie dobrobytu. Takiemu podejściu często towarzyszy brak dbałości o kluczowe etapy działalności firmy oraz niedocenianie pracy księgowych i ekonomistów, którzy opierają się na dokładnych danych, a nie przypuszczeniach czy emocjach.

Oczywiście ważne jest, aby krytycznie oceniać dostarczane informacje, ponieważ błędy, przeinaczenia lub wprowadzające w błąd dane mogą wynikać z różnych powodów. Jednak całkowita odmowa zaufania wewnętrznym specjalistom pozbawia menedżera obiektywnego obrazu stanu firmy. Księgowi rejestrują każdą operację w dokumentach, a ekonomiści pracują z określonymi wskaźnikami, a ich praca jest podstawą do podejmowania właściwych decyzji.

Menedżer musi znaleźć równowagę między krytycznym podejściem a zaufaniem do swojego zespołu, aby uniknąć złudzeń i zarządzać firmą w oparciu o rzeczywiste dane.

Tylko prosząc o dalsze wyjaśnienia i wyszczególniając poszczególne wskaźniki, menedżer może zweryfikować poprawność dostarczonych danych. W przypadku zidentyfikowania rozbieżności w procesie, ważne jest określenie ich przyczyn, zidentyfikowanie słabych ogniw systemu, w których doszło do awarii oraz podjęcie działań zapobiegających podobnym sytuacjom w przyszłości. Takie podejście pomaga stopniowo poprawiać jakość raportów i analiz, budując zaufanie kierownictwa do nich.

Po nabyciu umiejętności pracy z informacjami dostarczanymi przez jednostkę gospodarczą, menedżer zaczyna formułować własne wymagania dotyczące treści, formatu i częstotliwości dostarczanych danych. Stałe wykorzystywanie takich informacji do analizy i podejmowania decyzji nie tylko zwiększa efektywność zarządzania, ale także umożliwia szybkie wprowadzanie niezbędnych korekt. Proces ten tworzy podstawę do bardziej świadomego i efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.

Podsumowanie

Aby skutecznie zarządzać firmą, menedżer musi nie tylko analizować informacje dostarczane przez wewnętrznych specjalistów, ale także budować kulturę zaufania i interakcji. 

Umiejętność zadawania właściwych pytań, identyfikowania słabych ogniw i podejmowania działań w celu naprawienia problemów stwarza warunki do ciągłego doskonalenia. Wykorzystanie danych jako narzędzia decyzyjnego może wzmocnić kontrolę procesów, poprawić planowanie strategiczne i napędzać zrównoważone wyniki. Skuteczna analityka staje się kluczowym czynnikiem łączącym wszystkie elementy przedsiębiorstwa w jeden, harmonijnie działający mechanizm.

Przeczytaj również nasz materiał Budżet dla przedsiębiorstwa.