Co właściciel firmy musi wiedzieć o strukturze organizacyjnej, aby generować przychody?

Ważne jest, aby każdy przedsiębiorca zdawał sobie sprawę, że prowadzenie firmy i zarządzanie nią to nie to samo. Nierzadko zdarzają się sytuacje, w których obiecujący biznes upada z powodu nieefektywnego zarządzania. Jeśli pod pojęciem prowadzenia firmy rozumiemy wybieranie strategii i taktyk, określanie kierunków rozwoju, analizowanie rynków, zawieranie umów i poszukiwanie inwestorów, to zarządzanie jest administracyjną i systematyczną działalnością mającą na celu zapewnienie stabilnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Gdy właściciel firmy nie ma wystarczająco dużo czasu lub chęci, aby zajmować się wszystkimi tymi zadaniami, warto zatrudnić menedżera zdolnego do stworzenia i utrzymania przejrzystej struktury zarządzania. Taki specjalista zbuduje system, który zapewni sprawne funkcjonowanie firmy i stałą kontrolę jej działań.

Od czego zacząć?

Czym jest ten system? Zakłada on jasne określenie i podział praw, obowiązków i odpowiedzialności na wszystkich szczeblach organizacji oraz regularne monitorowanie przestrzegania tych zasad. Jednak wiele firm nie docenia znaczenia takich struktur. Stworzenie jasnego schematu organizacyjnego jest jednym z kluczowych kroków do skutecznego zarządzania, ponieważ bez niego niemożliwe jest osiągnięcie przejrzystego podziału zadań i uprawnień, co nieuchronnie zmniejsza wydajność całego przedsiębiorstwa.

Ważne jest, aby jasno określić, kto co robi, kto komu podlega i za co jest odpowiedzialny. Gdy jedną kwestią zajmuje się kilka działów jednocześnie, a inna pozostaje bez opieki, efektywność spada. Aby uniknąć takich sytuacji, dla każdego działu należy opracować regulamin opisujący zakres obowiązków, uprawnień, podległości i odpowiedzialności. Dla wszystkich stanowisk tworzone są opisy stanowisk, które są przygotowywane przez kierownika działu, a w niektórych przypadkach przez dział HR lub dział pracy i płac. Po uzgodnieniu z działem prawnym, instrukcje te są zatwierdzane przez szefa firmy, a pracownicy zapoznają się z nimi pod podpisem.

Niektórzy mogą postrzegać to jako zbędną biurokrację, ale jednorazowe stworzenie tych dokumentów pozwala uniknąć wielu problemów w przyszłości. W pracy firmy ważne jest nie tylko to, jak rozdzielane są zadania, ale także w jaki sposób są one wykonywane - przez kolektyw czy zespół. Zespół składa się ze specjalistów, którzy wykonują przydzielone im obowiązki i są odpowiedzialni tylko za swoją część pracy. Z kolei zespół łączy wspólny cel, pracuje spójnie i jest skoncentrowany na efekcie końcowym. Dlatego menedżer powinien nie tylko wypełniać swoje bezpośrednie funkcje, ale także tworzyć warunki do pracy zespołowej, utrzymywać pozytywny klimat psychologiczny i szybko reagować na sytuacje kryzysowe. Takie podejście pomaga poprawić wyniki produkcyjne.

Od czego zależy efektywność każdego zespołu?

Efektywność zarządzania zależy również bezpośrednio od systemu wynagradzania pracowników, który powinien być sprawiedliwy i jednolity dla całego przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę kwalifikacje, stopień odpowiedzialności i obciążenie pracą. Wysoko wykwalifikowana siła robocza, która wymaga znacznego przeszkolenia, powinna być opłacana wyżej niż praca niewykwalifikowana. Wpływa to na atmosferę w zespole i, jeśli jest odpowiednio zorganizowane, przyczynia się do poprawy wydajności.

Aby skutecznie zorganizować wykonywanie zadań związanych z tworzeniem nowego działu, wprowadzaniem nowych produktów, inwentaryzacją, przygotowaniem do kontroli i innymi ważnymi procesami, konieczne jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej, która będzie nadzorować realizację odpowiedniego zarządzenia. Wszyscy uczestnicy określeni w dokumencie muszą zapoznać się z jego treścią przed jego podpisaniem. Pod koniec ustalonego okresu wyniki wdrożenia są koniecznie podsumowywane, co pozwala ocenić sukces wydarzenia i zidentyfikować wszelkie odchylenia.

Takie podejście pomaga w odpowiednim czasie określić, którzy pracownicy lub działy powinni być zaangażowani w realizację konkretnego zadania. Nierzadko zdarza się odkryć nieprzewidziane czynniki, które nie były brane pod uwagę na etapie podejmowania decyzji, a które mają znaczący wpływ na ostateczny wynik. Przykładowo, jeśli podjęto decyzję o zaangażowaniu się w nowy rodzaj działalności, ale kwestia ta nie została uzgodniona z prawnikami czy ekonomistami, mogą pojawić się trudności. W trakcie prac okazuje się, że działalność ta wymaga specjalnego zezwolenia lub licencji, a reżim podatkowy będzie inny od zamierzonego. W rezultacie wyniki mogą znacznie różnić się od oczekiwanych.

Jak sprawić, by zespół był spójny i niezawodny jak szwajcarski zegarek?

Aby uniknąć takich sytuacji, ważne jest wcześniejsze omówienie wszystkich aspektów z odpowiednimi specjalistami na spotkaniu. Umożliwia to uwzględnienie istotnych okoliczności i ograniczenie ryzyka. Spotkania ułatwiają również wymianę informacji między kierownictwem średniego szczebla a innymi działami, co zwiększa efektywność zarządzania.

Burza mózgów to kolejna skuteczna metoda, zwłaszcza gdy pilne kwestie wymagają szybkiego rozwiązania. W procesie zbiorowej dyskusji, jak to mówią, rodzi się prawda, ale wymaga to kreatywnych, myślących specjalistów i wsparcia ducha zespołu.

Zespół dobrze współpracuje, gdy system jest ustanowiony nie tylko na poziomie całego przedsiębiorstwa, ale także dla każdego działu osobno. Ważne jest ustalenie jasnej sekwencji działań, listy zadań, odpowiedzialności pracowników, form raportowania, ilości informacji i terminów dostarczania danych. Rozważmy prosty przykład: dla skutecznego zarządzania menedżer potrzebuje codziennych informacji o zapasach towarów w magazynach.

System powinien działać w następujący sposób: magazynier przekazuje dokumenty dotyczące ruchu produktów za poprzedni dzień do działu księgowości przed godziną dziewiątą rano. Księgowy wprowadza te dane do systemu przed godziną dziesiątą, a ekonomista analizuje informacje przed godziną jedenastą i uwzględnia je w raporcie dziennym dla kierownika. Jeśli księgowość magazynu jest zautomatyzowana, system można skonfigurować inaczej, ale zawsze muszą istnieć jasne terminy składania dokumentów, odpowiedzialność za dokładność i kompletność danych oraz właściwa kontrola.

Tylko w takich warunkach menedżer może bez obaw polegać na dostarczanych informacjach. Skuteczny system zarządzania pozwala utrzymać pracę zespołową i kontrolować wszystkie procesy, co zapewnia pomyślne funkcjonowanie firmy.