Was muss ein Geschäftsinhaber über die Organisationsstruktur wissen, um Einnahmen zu erzielen?

Jeder Unternehmer muss sich darüber im Klaren sein, dass Unternehmensführung und Management nicht dasselbe sind. Nicht selten scheitert ein vielversprechendes Unternehmen an einem ineffizienten Management. Wenn wir unter Unternehmensführung die Wahl von Strategien und Taktiken, die Festlegung von Entwicklungsrichtungen, die Analyse von Märkten, den Abschluss von Verträgen und die Suche nach Investoren verstehen, dann ist Management eine administrative und systematische Tätigkeit, die darauf abzielt, einen stabilen Betrieb des Unternehmens zu gewährleisten.

Wenn ein Unternehmer nicht genug Zeit oder Lust hat, sich mit all diesen Aufgaben zu befassen, lohnt es sich, einen Manager einzustellen, der in der Lage ist, eine klare Managementstruktur zu schaffen und zu erhalten. Ein solcher Spezialist wird ein System aufbauen, das das reibungslose Funktionieren des Unternehmens und die ständige Kontrolle seiner Aktivitäten gewährleistet.

Wo soll man anfangen?

Was ist ein solches System? Es beinhaltet eine klare Definition und Verteilung von Rechten, Pflichten und Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen der Organisation sowie eine regelmäßige Kontrolle der Einhaltung dieser Regeln. Viele Unternehmen unterschätzen jedoch die Bedeutung solcher Strukturen. Die Erstellung eines klaren Organigramms ist einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Unternehmensführung, denn ohne dieses Organigramm ist eine transparente Verteilung von Aufgaben und Befugnissen nicht möglich, was unweigerlich die Effizienz des gesamten Unternehmens beeinträchtigt.

Es ist wichtig, klar zu definieren, wer was tut, wer wem unterstellt ist und wofür er verantwortlich ist. Wenn eine Angelegenheit von mehreren Abteilungen gleichzeitig bearbeitet wird, während eine andere unbeachtet bleibt, sinkt die Effizienz. Um solche Situationen zu vermeiden, sollten für jede Abteilung Regelungen getroffen werden, die den Umfang der Aufgaben, Rechte, Unterordnung und Verantwortung beschreiben. Für alle Positionen werden Stellenbeschreibungen erstellt, die vom Abteilungsleiter und in einigen Fällen von der Personalabteilung oder der Abteilung für Arbeit und Löhne ausgearbeitet werden. Nach Abstimmung mit der Rechtsabteilung werden diese Anweisungen von der Unternehmensleitung genehmigt und die Mitarbeiter durch Unterschrift mit ihnen vertraut gemacht.

Manche mögen dies als unnötige Bürokratie ansehen, aber die einmalige Erstellung dieser Dokumente kann viele Fragen und Probleme in der Zukunft vermeiden. Bei der Arbeit im Unternehmen kommt es nicht nur darauf an, wie die Aufgaben verteilt werden, sondern auch darauf, wie sie ausgeführt werden - durch ein Kollektiv oder ein Team. Ein Team besteht aus Spezialisten, die ihre zugewiesenen Aufgaben erfüllen und nur für ihren Teil der Arbeit verantwortlich sind. Ein Team hingegen ist durch ein gemeinsames Ziel verbunden, arbeitet zusammen und ist auf das Endergebnis ausgerichtet. Daher sollte der Vorgesetzte nicht nur seine direkten Aufgaben erfüllen, sondern auch die Voraussetzungen für die Teamarbeit schaffen, ein positives psychologisches Klima aufrechterhalten und in Notsituationen schnell reagieren. Dieser Ansatz trägt zur Verbesserung der Produktionsergebnisse bei.

Wovon hängt die Effizienz eines Teams ab?

Die Effizienz des Managements hängt auch direkt von der Entlohnung der Arbeitskräfte ab, die für das gesamte Unternehmen gerecht und einheitlich sein sollte, wobei die Qualifikationen, der Grad der Verantwortung und die Arbeitsbelastung zu berücksichtigen sind. Hoch qualifizierte Arbeit, die eine umfangreiche Ausbildung erfordert, sollte höher bezahlt werden als ungelernte Arbeit. Dies wirkt sich auf die Atmosphäre im Team aus und trägt, wenn es richtig organisiert ist, zu einer besseren Leistung bei.

Um die Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Gründung einer neuen Abteilung, der Einführung neuer Produkte, der Bestandsaufnahme, der Vorbereitung auf die Inspektion und anderen wichtigen Vorgängen wirksam zu organisieren, ist es notwendig, eine verantwortliche Person zu benennen, die die Durchführung des entsprechenden Auftrags überwacht. Alle in dem Dokument genannten Teilnehmer müssen sich gegen ihre Unterschrift mit dem Inhalt vertraut machen. Am Ende des festgelegten Zeitraums werden die Ergebnisse der Durchführung notwendigerweise zusammengefasst, was es ermöglicht, den Erfolg der Veranstaltung zu bewerten und eventuelle Abweichungen festzustellen.

Auf diese Weise lässt sich rechtzeitig feststellen, welche Mitarbeiter oder Abteilungen an der Erfüllung einer bestimmten Aufgabe beteiligt werden sollten. Nicht selten kommt es vor, dass unvorhergesehene Faktoren entdeckt werden, die in der Entscheidungsphase nicht berücksichtigt wurden, die aber das Endergebnis erheblich beeinflussen. Wenn beispielsweise beschlossen wird, eine neue Art von Tätigkeit aufzunehmen, diese Frage aber nicht mit Juristen oder Wirtschaftswissenschaftlern abgestimmt wurde, können Schwierigkeiten auftreten. Im Laufe der Arbeit stellt sich heraus, dass für diese Tätigkeit eine besondere Genehmigung oder Lizenz erforderlich ist und die Steuerregelung anders ausfällt als geplant. Dies kann dazu führen, dass die Ergebnisse ganz anders ausfallen als erwartet.

Wie kann man das Team kohärent und zuverlässig wie ein Schweizer Uhrwerk machen?

Um solche Situationen zu vermeiden, ist es wichtig, alle Aspekte mit den zuständigen Fachleuten bei einem Treffen im Voraus zu besprechen. So können die relevanten Umstände berücksichtigt und Risiken reduziert werden. Besprechungen erleichtern auch den Informationsaustausch zwischen dem mittleren Management und anderen Abteilungen, was die Effizienz des Managements erhöht.

Brainstorming ist eine weitere wirksame Methode, vor allem wenn dringende Probleme schnell gelöst werden müssen. Im Prozess der kollektiven Diskussion wird, wie man sagt, die Wahrheit geboren, aber sie erfordert kreative, denkende Spezialisten und die Unterstützung des Teamgeistes.

Das Team arbeitet gut zusammen, wenn das System nicht nur auf der Ebene des gesamten Unternehmens, sondern auch für jede einzelne Abteilung eingeführt wird. Es ist wichtig, eine klare Abfolge der Maßnahmen, eine Liste der Aufgaben, die Zuständigkeit der Mitarbeiter, die Formen der Berichterstattung, den Umfang der Informationen und die Fristen für die Bereitstellung der Daten festzulegen. Betrachten wir ein einfaches Beispiel: Für eine effiziente Verwaltung benötigt der Manager täglich Informationen über den Warenbestand in den Lagern.

Das System sollte folgendermaßen funktionieren: der Lagerhalter legt der Buchhaltung vor neun Uhr morgens die Unterlagen über die Warenbewegungen des Vortages vor. Der Buchhalter gibt diese Daten bis zehn Uhr in das System ein, und der Ökonom analysiert die Informationen bis elf Uhr und nimmt sie in den Tagesbericht für den Geschäftsführer auf. Wenn die Lagerbuchhaltung automatisiert ist, kann das System anders aufgebaut werden, aber es muss immer klare Fristen für die Vorlage der Dokumente, die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten und eine angemessene Kontrolle geben.

Nur unter diesen Voraussetzungen kann sich der Lagerleiter auf die gelieferten Informationen verlassen. Ein wirksames Managementsystem ermöglicht die Aufrechterhaltung der Teamarbeit und die Kontrolle aller Prozesse, was das erfolgreiche Funktionieren des Unternehmens gewährleistet.