Problemy rachunkowości i kontroli aktywów w firmach

Możliwe jest złapanie złodzieja z torbą kanistrów lub nawet ładunkiem w samochodzie, ale znacznie trudniej jest wykryć kradzież i oszustwo ukryte w dokumentacji, co może mieć znacznie szersze konsekwencje. Pomimo instalacji wysokich ogrodzeń, najnowocześniejszych systemów CCTV do monitorowania maszyn, pracowników i zużycia paliwa oraz wprowadzania nowych technologii, jakość prowadzenia dokumentacji, od której zależy sukces wszystkich innych metod kontroli, jest często pomijana.

Ze względu na brak dbałości o jakość rachunkowości ze strony agencji rządowych, rachunkowość podatkowa staje się priorytetem. Księgowi, skupieni na rejestrowaniu i płaceniu podatków, czasami pomijają kompletność i dokładność transakcji księgowych, które są niezbędne do kontrolowania aktywów i ochrony interesów właścicieli firm. Często polegają na oprogramowaniu, ufając w jego dokładność. Systemy księgowe nie są jednak doskonałe, a błąd ludzki jest zawsze obecny. Im większa firma, tym trudniej jest ocenić, jaki jest poziom księgowości i czy zabezpiecza ona aktywa. Nieprawidłowości w księgowości mogą wynikać z różnych przyczyn: niskiego poziomu zawodowego specjalistów, braków kadrowych, zaniedbań lub nadużyć ze strony działu księgowości, nacisków ze strony menedżerów, niewystarczającej kontroli ze strony audytorów wewnętrznych lub zewnętrznych.

Konsekwencje słabych kompetencji księgowych

Ze względu na niski poziom profesjonalizmu specjalistów ds. rachunkowości często dochodzi do różnych nieprawidłowości: nie wszystkie aktywa są wprowadzane do ewidencji księgowej, aktywa są odpisywane bez potwierdzenia ich wykorzystania w procesie produkcyjnym, występują pomyłki w bilansach zapasów, dane są zniekształcane przy obliczaniu kosztu produkcji, ignorowane są wymogi dotyczące przekazywania aktywów osobom odpowiedzialnym z późniejszym odpisem po upływie okresu użytkowania lub amortyzacji i wiele innych. 

Często księgowi zaniedbują wymóg potwierdzania każdej transakcji dokumentami podpisanymi przez osoby odpowiedzialne i według własnego uznania, bez uzasadnienia, przenoszą lub odpisują aktywa. Jeśli nie ma wystarczającej liczby pracowników księgowych, księgowość jest znacznie uproszczona, co często skutkuje złymi warunkami przechowywania zapasów i innych aktywów. Próbując zmniejszyć liczbę księgowych, przydziela się im zadania wykraczające poza ich kompetencje, na przykład gdy księgowy, zamiast brygadzisty jednostki produkcyjnej, sporządza certyfikaty zużycia materiałów lub, zamiast mechanika, opracowuje normy zużycia paliwa i obsługi maszyn.

Popularne nieporozumienia

Ponadto często zdarza się, że kierownictwo przedsiębiorstwa traktuje księgowego jako prostego operatora do wprowadzania danych, nie dając mu uprawnień i nie wymagając kontroli nad należnościami, terminowym odbiorem dokumentów, inwentaryzacją i innymi operacjami księgowymi. Jeśli dane są wprowadzane do programu i nie są przewidziane żadne inne kroki, księgowy nie musi zajmować się takimi kwestiami, jak prowadzenie ksiąg rachunkowych lub zamówienia na odbiór zapasów. Firma sama decyduje, jak zorganizować księgowość, a księgowi często unikają niepotrzebnych kłopotów, nie podejmując kroków w celu usunięcia problemów w odpowiednim czasie.

W rezultacie powstaje błędne koło: jeśli księgowy nie ma uprawnień, by wymagać od kogoś wypełniania jego obowiązków, pojawia się pytanie - jaką ma w takim razie odpowiedzialność? A jeśli nie ma odpowiedzialności, to po co w ogóle czegokolwiek wymagać? Tworzy to atmosferę sprzyjającą nadużyciom, oszustwom, kradzieżom oraz bezproduktywnemu marnotrawstwu i nieporządkowi. Trudno jest wykryć takie nieprawidłowości, jeśli kradzież lub oszustwo są udokumentowane, ponieważ nawet monitoring wideo nie pomoże, a dokumenty mogą zostać podmienione lub zniszczone.

Co można zrobić?

Jednym ze skutecznych sposobów zapobiegania takim nadużyciom jest obowiązkowy podział funkcji kontrolnych. Na przykład dokumenty dotyczące wywozu towarów z lokalu powinny być podpisane przez kilka osób, w tym przez pełnomocnika właściciela firmy, który zezwala na wywóz. Ważne jest wdrożenie obowiązkowego uzgadniania dokumentów przelotowych i wagowych z rzeczywistymi dokumentami sprzedaży, a także zatwierdzanie odpisów lub zestawień prac przez upoważnione przez przedsiębiorcę kompetentne osoby. Ponadto warto również zaangażować zewnętrzną firmę audytorską lub utworzyć wewnętrzny dział audytu w celu przeglądu księgowości i zgodności z przepisami, aby zapewnić, że aktywa firmy są chronione i efektywnie wykorzystywane.

Podsumowanie

Aby zapewnić przejrzystość finansową i ochronę przed potencjalnymi stratami, firma musi mieć wysoko wykwalifikowanych księgowych, którzy nie tylko wiedzą, jak dokładnie prowadzić dokumentację, ale także są w stanie zidentyfikować wszelkie rozbieżności i potencjalne zagrożenia. Kompetentni specjaliści tworzą system kontroli, minimalizując możliwość manipulacji przepływami pieniężnymi i zapobiegając błędom obliczeniowym, które mogłyby prowadzić do strat finansowych.

Ponadto księgowi odgrywają ważną rolę w ochronie przed kradzieżą w firmie, ponieważ ich wiedza pozwala im w porę wykryć podejrzane transakcje i nieprawidłowości. Dobrze zorganizowane kontrole księgowe mogą być jednym z najważniejszych czynników w zapobieganiu oszustwom, zapewniając tym samym wiarygodność biznesową i utrzymanie zaufania klientów i partnerów.