Probleme bei der Buchführung und der Kontrolle der Vermögenswerte in Unternehmen

Es ist möglich, einen Dieb mit einem Sack voller Kanister oder sogar einer Ladung in einem Auto zu erwischen, aber es ist viel schwieriger, Diebstahl und Betrug aufzudecken, die in den Unterlagen versteckt sind, was viel weitreichendere Folgen haben kann. Trotz der Installation hoher Zäune, modernster CCTV-Systeme zur Überwachung von Maschinen, Mitarbeitern und Kraftstoffverbrauch sowie der Einführung neuer Technologien wird die Qualität der Aufzeichnungen, von der der Erfolg aller anderen Kontrollmethoden abhängt, häufig vernachlässigt.

Da die Behörden der Qualität der Buchführung nicht genügend Aufmerksamkeit schenken, wird die Steuerbuchhaltung zur Priorität. Buchhalter, die sich auf die Erfassung und Zahlung von Steuern konzentrieren, übersehen manchmal die Vollständigkeit und Genauigkeit von Buchungsvorgängen, die für die Kontrolle von Vermögenswerten und den Schutz der Interessen von Geschäftsinhabern notwendig sind. Sie verlassen sich oft auf Software und vertrauen auf deren Genauigkeit. Buchhaltungssysteme sind jedoch nicht perfekt, und menschliche Fehler sind immer vorhanden. Je größer das Unternehmen ist, desto schwieriger ist es zu beurteilen, welches Niveau die Buchführung hat und ob sie das Vermögen schützt. Unregelmäßigkeiten in der Buchführung können aus verschiedenen Gründen auftreten: geringes fachliches Niveau der Spezialisten, Personalmangel, Nachlässigkeit oder Missbrauch durch die Buchhaltungsabteilung, Druck seitens der Führungskräfte, unzureichende Kontrolle durch interne oder externe Prüfer.

Folgen der schwachen Kompetenzen von Buchhaltern

Aufgrund der geringen Professionalität der Buchhaltungsfachleute kommt es häufig zu verschiedenen Unregelmäßigkeiten: nicht alle Vermögenswerte werden in der Buchhaltung erfasst, Vermögenswerte werden abgeschrieben, ohne dass ihre Verwendung im Produktionsprozess bestätigt wird, es kommt zu Verwechslungen mit den Lagerbeständen, die Daten werden bei der Berechnung der Produktionskosten verzerrt, die Anforderungen für die Übertragung von Vermögenswerten an verantwortliche Personen mit anschließender Abschreibung nach Ablauf der Nutzungsdauer oder der Abschreibung werden ignoriert, und vieles mehr. 

Häufig vernachlässigen die Buchhalter die Vorschrift, jede Transaktion durch von den verantwortlichen Personen unterzeichnete Dokumente zu bestätigen, und verschieben nach eigenem Ermessen und ohne Begründung Vermögenswerte oder schreiben sie ab. Wenn es nicht genügend Buchhaltungspersonal gibt, wird die Buchhaltung stark vereinfacht, was oft zu schlechten Lagerbedingungen für Inventar und andere Vermögenswerte führt. In dem Bemühen, die Zahl der Buchhalter zu verringern, werden ihnen Aufgaben zugewiesen, die über ihre Kompetenzen hinausgehen, z. B. wenn ein Buchhalter anstelle eines Vorarbeiters in einer Produktionseinheit Bescheinigungen über die Verwendung von Materialien ausstellt oder anstelle eines Mechanikers den Kraftstoffverbrauch und die Betriebsnormen für Maschinen festlegt.

Beliebte Missverständnisse

Darüber hinaus kommt es häufig vor, dass die Unternehmensleitung den Buchhalter als einfachen Bediener für die Dateneingabe betrachtet, ohne ihm Befugnisse zu erteilen und ohne die Kontrolle über die Debitorenbuchhaltung, den rechtzeitigen Eingang von Dokumenten, das Inventar und andere buchhalterische Vorgänge zu verlangen. Wenn die Daten in das Programm eingegeben werden und keine weiteren Schritte vorgesehen sind, muss sich der Buchhalter nicht mit Themen wie Buchführung oder Bestellungen für den Erhalt von Inventar befassen. Das Unternehmen entscheidet selbst, wie es die Buchhaltung organisiert, und die Buchhalter vermeiden oft unnötigen Ärger, indem sie nicht rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Probleme zu beheben.

Daraus ergibt sich ein Teufelskreis: Wenn ein Buchhalter keine Befugnis hat, von jemandem die Erfüllung seiner Pflichten zu verlangen, stellt sich die Frage - welche Verantwortung hat er dann? Und wenn es keine Verantwortung gibt, warum sollte er dann überhaupt etwas verlangen? So entsteht eine Atmosphäre, die Missbrauch, Betrug, Diebstahl, unproduktive Verschwendung und Unordnung begünstigt. Es ist schwierig, solche Unregelmäßigkeiten aufzudecken, wenn der Diebstahl oder Betrug dokumentiert ist, denn selbst eine Videoüberwachung hilft nicht weiter, und Dokumente können ausgetauscht oder vernichtet werden.

Was kann getan werden?

Ein wirksames Mittel zur Verhinderung solcher Missbräuche ist die obligatorische Verteilung von Kontrollfunktionen. So sollten z. B. Dokumente für den Abtransport von Waren aus dem Betriebsgelände von mehreren Personen unterzeichnet werden, darunter auch von einem Bevollmächtigten des Geschäftsinhabers, der den Abtransport genehmigt. Es ist wichtig, einen obligatorischen Abgleich der Durchlauf- und Gewichtsbelege mit den tatsächlichen Verkaufsbelegen sowie die Genehmigung von Abschreibungen oder Arbeitsnachweisen durch die bevollmächtigten Personen des Geschäftsinhabers einzuführen. Darüber hinaus lohnt es sich, eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu beauftragen oder eine interne Wirtschaftsprüfungsabteilung einzurichten, die die Buchführung und die Einhaltung der Vorschriften überprüft, um sicherzustellen, dass das Vermögen des Unternehmens geschützt und effektiv genutzt wird.

Fazit

Um finanzielle Transparenz zu gewährleisten und sich vor potenziellen Verlusten zu schützen, braucht ein Unternehmen hochqualifizierte Buchhalter, die nicht nur wissen, wie man Aufzeichnungen genau führt, sondern auch in der Lage sind, Unstimmigkeiten und potenzielle Risiken zu erkennen. Kompetente Fachleute schaffen ein Kontrollsystem, das die Möglichkeit von Cashflow-Manipulationen minimiert und Berechnungsfehler verhindert, die zu finanziellen Verlusten führen könnten.

Darüber hinaus spielen Buchhalter eine wichtige Rolle beim Schutz vor Diebstahl innerhalb des Unternehmens, da sie aufgrund ihrer Erfahrung verdächtige Transaktionen und Unregelmäßigkeiten rechtzeitig erkennen können. Gut organisierte Buchführungskontrollen können einer der wichtigsten Faktoren bei der Verhinderung von Betrug sein und so die Zuverlässigkeit des Unternehmens gewährleisten und das Vertrauen von Kunden und Partnern erhalten.