Что нужно знать про организационную структуру владельцу бизнеса чтобы получать доход?

Любому предпринимателю важно понимать, что ведение бизнеса и управление им — это далеко не одно и то же. Нередко можно наблюдать ситуации, когда перспективное дело терпит неудачу именно из-за неэффективного менеджмента. Если под ведением бизнеса подразумевается выбор стратегий и тактик, определение направлений развития, анализ рынков, заключение сделок и поиск инвесторов, то управление — это административная и системная деятельность, направленная на обеспечение стабильной работы предприятия.

Когда у собственника бизнеса не хватает времени или желания заниматься всеми этими задачами, стоит нанять менеджера, способного создать и поддерживать четкую управленческую структуру. Такой специалист выстроит систему, обеспечивающую бесперебойное функционирование компании и постоянный контроль её деятельности.

 

С чего начать?

 

Что представляет собой эта система? Она подразумевает ясное определение и распределение прав, обязанностей и ответственности на всех уровнях организации, а также регулярный мониторинг выполнения этих правил. Однако многие компании недооценивают важность таких структур. Создание четкой организационной схемы — один из ключевых шагов к успешному управлению, ведь без неё невозможно достичь прозрачного распределения задач и полномочий, что неизбежно снижает эффективность работы всего предприятия.

Важно четко определить, кто чем занимается, кому подчиняется и за что несет ответственность. Когда один вопрос решают сразу несколько отделов, а другой остается без внимания, эффективность снижается. Чтобы избежать таких ситуаций, для каждого подразделения необходимо разработать положения, описывающие круг обязанностей, права, подчиненность и ответственность. На все должности создаются должностные инструкции, которые готовит руководитель отдела, а в некоторых случаях — отдел кадров или труда и зарплаты. После согласования с юридическим отделом эти инструкции утверждаются руководителем предприятия, а сотрудники знакомятся с ними под подпись.

Некоторые могут посчитать это излишней бюрократией, однако однократное создание этих документов позволяет избежать множества вопросов и проблем в будущем. Важное значение в работе предприятия имеет не только то, как распределены задачи, но и то, как они выполняются — коллективом или командой. Коллектив состоит из специалистов, которые выполняют возложенные на них обязанности и отвечают только за свою часть работы. Команда, напротив, объединена общей целью, работает слаженно и ориентирована на конечный результат. Поэтому руководитель должен не только выполнять свои прямые функции, но и создавать условия для командной работы, поддерживать позитивный психологический климат и оперативно реагировать на внештатные ситуации. Такой подход способствует улучшению производственных результатов.

 

От чего зависит эффективность любого коллектива?

 

Эффективность управления также напрямую зависит от системы оплаты труда, которая должна быть справедливой и единой для всего предприятия, учитывая квалификацию, степень ответственности и нагрузку. Высококвалифицированный труд, требующий значительной подготовки, должен оплачиваться выше, чем неквалифицированная работа. Это влияет на атмосферу в коллективе и, при грамотной организации, способствует повышению результативности.

Для эффективной организации выполнения задач, связанных с созданием нового подразделения, запуском новой продукции, инвентаризацией, подготовкой к проверке и другими важными процессами, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет контролировать реализацию соответствующего распоряжения. Все участники, указанные в документе, должны ознакомиться с его содержанием под подпись. По завершении установленного срока обязательно подводятся итоги выполнения, что позволяет оценить успех мероприятия и выявить любые отклонения.

Такой подход помогает своевременно определить, какие сотрудники или отделы должны быть привлечены для выполнения конкретной задачи. Нередко в ходе работы обнаруживаются непредвиденные факторы, не учтенные на этапе принятия решения, но оказывающие значительное влияние на итоговый результат. Например, если решено заняться новым видом деятельности, но этот вопрос не согласован с юристами или экономистами, могут возникнуть сложности. В процессе работы выясняется, что для данной деятельности требуется специальное разрешение или лицензия, а налоговый режим будет отличаться от предполагавшегося. В итоге результаты могут сильно отличаться от ожидаемых.

 

Как сделать коллектив слаженным и надежным как швейцарские часы?

 

Чтобы избежать подобных ситуаций, важно заранее обсудить все аспекты с профильными специалистами на совещании. Это позволяет учесть значимые обстоятельства и снизить риски. Совещания также способствуют обмену информацией между руководством среднего звена и другими подразделениями, что повышает эффективность управления.

Мозговой штурм — еще один эффективный метод, особенно при необходимости быстрого решения неотложных вопросов. В процессе коллективного обсуждения, как говорится, рождается истина, но для этого необходимы креативные, мыслящие специалисты и поддержка командного духа.

Коллектив работает слаженно, когда система налажена не только на уровне всего предприятия, но и для каждого подразделения в отдельности. Важно установить чёткую последовательность действий, перечень задач, ответственность сотрудников, формы отчетности, объем информации и сроки предоставления данных. Рассмотрим простой пример: для эффективного управления руководителю ежедневно нужна информация о товарных остатках на складах.

Система должна работать следующим образом: кладовщик до девяти часов утра подает в бухгалтерию документы о движении продукции за предыдущий день. Бухгалтер вносит эти данные в систему до десяти часов, а экономист до одиннадцати анализирует информацию и включает её в ежедневный отчет для руководителя. Если складской учет автоматизирован, система может быть настроена иначе, но всегда должны быть определены четкие сроки подачи документов, ответственность за точность и полноту данных, а также надлежащий контроль.

Только при таких условиях руководитель может уверенно полагаться на предоставленную информацию. Эффективная система управления позволяет поддерживать командную работу и контролировать все процессы, что обеспечивает успешное функционирование бизнеса.